Как софтуерът за автосервиз следи техническото обслужване на автомобилите

Ремонтът е готов, клиентът плаща, взима ключовете и си тръгва. От този момент сервизът губи връзка с автомобила. Дали маслото ще бъде сменено навреме, дали гражданската отговорност ще бъде подновена, дали клиентът ще си спомни за годишния технически преглед – всичко това остава на паметта на клиента. А паметта на клиента не работи в полза на сервиза: следващата смяна на масло често се прави там, където колата случайно се е оказала в деня, в който лампичката е светнала.

Техническо обслужване на автомобили в софтуера за автосервиз

Добрият софтуер за автосервиз може да затвори този цикъл. В тази статия разглеждаме как работи проследяването на техническото обслужване в Maverick Atom и какво печелят от него сервизът и неговите клиенти.

Какво представлява техническото обслужване в софтуера

Под техническо обслужване разбираме всичко, което се повтаря през определен интервал и което сервизът иска да следи за своите клиенти. Част от него е сервизна работа – смяна на масло и филтри, ремъци, спирачна течност, антифриз, сезонна смяна на гуми. Друга част е административна – гражданска отговорност, каско, винетка, годишен технически преглед. За клиента разликата няма значение: и в двата случая той трябва да си спомни за нещо в точния момент.

Сервизът сам дефинира своите видове обслужване. Всеки вид има интервал – в месеци, в километри или и двете. Смяната на масло може да бъде „на 12 месеца или на 15 000 км, което настъпи първо“, а гражданската отговорност – просто „на 12 месеца“. Интервалите са по подразбиране за вида, но за конкретен автомобил могат да бъдат променени – дизеловият бус на куриерска фирма и семейният автомобил не се обслужват еднакво.

Как работи проследяването

1. Планът за обслужване на автомобила

Всеки автомобил в софтуера има досие, а в него – план за обслужване. Автомобилът се включва в един или повече видове обслужване, като се въвежда кога и при какъв пробег е правено последното. От тук нататък програмата пресмята сама кога е следващото – като дата и като пробег.

Тъй като пробегът се записва при всяко посещение в сервиза, софтуерът знае и колко километра на ден изминава автомобилът. От това той изчислява очаквана дата – кога колата ще достигне пробега за следващото обслужване. Клиент, който кара по 100 км на ден, ще получи напомняне много по-рано от клиент, който кара по 10.

2. Обслужванията се записват от документите, не на ръка

Най-важното за една такава система е тя да не изисква допълнителна работа. Никой служител няма да поддържа отделна таблица в края на смяната. Затова обслужванията се отбелязват направо в клиентската поръчка – дължимите вече са отбелязани, а служителят само проверява. При създаване на продажба от поръчката те се пренасят в нея, а при приключване на продажбата се записват като извършени. Планът се придвижва напред автоматично, пробегът от документа се записва в автомобила, а в историята остава връзка към поръчката и продажбата.

За обслужване, направено другаде – или за въвеждане на по-стара история при първото посещение – има ръчно отбелязване. Офертата само предлага обслужванията на клиента; тя никога не ги записва като извършени.

3. Клиентът получава таблица с това, което предстои

Офертата, поръчката и продажбата печатат една и съща таблица: какво предстои, кога и при какъв пробег е правено последно, кога е следващото. Клиентът си тръгва с документ, в който пише „следваща смяна на масло: март 2027 или 135 000 км“. Това е малко нещо, което прави голяма разлика – сервизът изглежда като партньор, който се грижи за автомобила, а не като място, където се плаща за ремонт.

4. Работният списък и напомнянията

Служителите виждат работен списък с предстоящите обслужвания за всички автомобили – кой клиент, кой автомобил, какво обслужване и кога. Датата е оранжева, когато наближава, и червена, когато е просрочена. От списъка с един клик се създава клиентска поръчка с вече попълнен автомобил и обслужване.

Напомнянето към клиента се изпраща като SMS – ръчно за избраните автомобили или автоматично всеки ден за обслужванията, които попадат в зададения срок преди датата. За едно обслужване се изпраща едно напомняне, а текстът на съобщението се редактира от самия сервиз – с номера на автомобила, името на обслужването и датата. Клиент, който не иска да получава SMS, се изключва от напомнянията с една отметка в досието на автомобила.

Какво печели сервизът

Повторни посещения. Смяната на масло, ремъците и сезонните гуми се правят там, откъдето е дошло напомнянето. Клиентът вече не избира сервиз в деня, в който светне лампичката – той е записан седмица по-рано.
По-предвидима заетост. Работният списък показва какво предстои през следващите седмици. Сервизът може да запълва слабите дни с обаждания по списъка, вместо да чака клиентите да се сетят сами.
Приход от административните обслужвания. Гражданска отговорност, винетка и технически преглед са услуги, които много сервизи предлагат, но малко от тях напомнят за тях. Напомнянето превръща „бихме могли“ в реална продажба.
Нула допълнителна работа. Обслужванията се записват от продажбата. Никакви таблици, никакви тефтери, никакви „ще му се обадя другата седмица“.
Пълна история. Във всяко досие се вижда кога какво е правено, при какъв пробег и по кой документ – полезно при спор, при гаранция и при продажба на автомобила от клиента.

Какво печели клиентът

Нищо не се пропуска. Изтекла гражданска отговорност или пропуснат технически преглед струват глоба; пропусната смяна на масло струва двигател. Напомнянето идва навреме, съобразено с реалния пробег.
Един документ с всичко предстоящо. Клиентът знае какво и кога го чака и може да планира разходите си.
Един сервиз, който познава автомобила. Историята на обслужванията е на едно място, а не разпръсната по касови бележки в жабката.
Без натрапчивост. Едно SMS за едно обслужване, с текст, който сервизът сам е написал, и възможност за отказ.

Как да започнете

Започнете с три до пет вида обслужване – смяна на масло, гражданска отговорност, технически преглед, винетка. Останалите добавяйте, когато екипът свикне.
Записвайте пробега при всяко посещение. Без пробег програмата следи само датите; с пробег тя изчислява и очакваната дата според това колко кара клиентът.
Включвайте автомобилите при първото следващо посещение. Не е нужно да въвеждате целия автопарк наведнъж – всеки автомобил, който мине през сервиза, се включва в плана за минута.
Напишете текста на SMS-а от името на сервиза. Кратко, с името на сервиза и телефон за записване на час.

Заключение

Проследяването на техническото обслужване не е просто още една функция в софтуера за автосервиз. То променя отношенията с клиента – от еднократен ремонт към постоянна грижа за автомобила. Сервизът получава повторни посещения и предвидима работа, клиентът – спокойствие, че нищо няма да бъде пропуснато. И всичко това без допълнителна работа за екипа, защото данните идват от документите, които сервизът и без това издава.

В Maverick Atom техническото обслужване е част от софтуера за автосервиз и се включва допълнително за всяка инсталация; изпращането на SMS е платена услуга. Подробно описание има в документацията за МПС досието.